Heb je ooit het gevoel gehad dat je zoveel meer gedaan zou krijgen op een dag als het niet voor al die tientallen kleine maar noodzakelijke taken was?
Of zou je ooit willen dat die vervelende kleine repetitieve acties die je elke week moet doen, allemaal gewoon … zelf doen?
Microsoft Power Automate is een tool die is ontworpen om precies dat te doen. Het zorgt voor alle dingen die je elke week of maand urenlang doet, waardoor je je kunt concentreren op kritisch denken en meer tijd kunt besteden aan het kijken naar het grotere geheel.
Hier laten we u 10 manieren zien waarop u Power Automate kunt gebruiken om meer vrijheid in uw bedrijf te krijgen. Maar eerst even snelle inleiding tot Power Automate in één oogopslag…
Wat is Power Automate?
Microsoft Power Automate (voorheen bekend als Microsoft Flow) is een hulpmiddel dat deel uitmaakt van de Microsoft Power Platform Suite. Het maakt gebruik van zowel aangepaste als standaard connectoren om gemakkelijk repetitieve taken of tijdrovende bedrijfsprocessen te automatiseren, waardoor uw werknemers zich kunnen concentreren op dingen die er echt toe doen.
6 manieren waarop u Power Automate zou kunnen gebruiken
1. Verbeter time management & blijf op de hoogte van je agenda
Power Automate kan worden gebruikt om uw agenda in te delen, uw vergaderingen en afspraken bij te houden en u over het algemeen te helpen uw tijd efficiënter te beheren.
Er kunnen verschillende stromen worden gemaakt om dagelijkse e-mails en meldingen te ontvangen voor de dingen die die dag de meeste aandacht nodig hebben, of om een kort overzicht te geven van eventuele aankomende vergaderingen. U kunt uw agenda ook beheren met geautomatiseerde tijdsblokkering, automatische herinneringen verzenden voor eerdere taken, een OneNote-pagina maken om vergadernotities en notulen op te nemen en ook belangrijke informatie in e-mails naar OneNote kopiëren.
2. Bewaar documenten veilig allemaal op één plek
Het opslaan van documenten op een centrale plek is de sleutel tot samenwerking, maar helaas kan het heel gemakkelijk vergeten worden. Gelukkig kunt u er met Power Automate voor zorgen dat alle documenten correct worden opgeslagen en bijgewerkt door een paar eenvoudige geautomatiseerde stromen in te stellen.
Met Power Automate-sjablonen kunt u bijvoorbeeld bestanden die via e-mailbijlagen worden gedeeld, automatisch laten verplaatsen naar OneDrive of SharePoint, en bestanden verplaatsen tussen OneDrive-mappen of SharePoint-bibliotheken. U kunt ook nieuwe bestanden van uw computer naar SharePoint kopiëren en bestanden van andere locaties zoals Google Drive of Dropbox synchroniseren.
Als het gaat om samenwerking, is het gemakkelijk om nieuwe bestanden of wijzigingen in bestaande bestanden uit het oog te verliezen. Power Automate heeft sjablonen waarmee u automatisch het maken van nieuwe bestanden kunt bijhouden of een goedkeuring workflow voor wijzigingen en wijzigingen kunt activeren.
3. Stroomlijn uw goedkeuringsprocessen
Power Automate kan worden gebruikt om verouderde processen zoals goedkeuringsaanvragen te moderniseren en deze dagelijkse ’taken’ te stroomlijnen zodat ze naadloos op de achtergrond worden uitgevoerd. Goedkeuringsverzoeken zijn een ongelooflijk gebruikelijk aspect van de dagelijkse gang van zaken dat door elk team wordt gebruikt, van vakantieverzoeken van werknemers tot aftekening van belangrijke belanghebbenden.
Als u Power Automate gebruikt om een geautomatiseerd verzoek naar een manager te sturen wanneer een werknemer verlof aanvraagt, kunt u moeiteloos de vrije tijd van uw team gedurende het hele jaar beheren. U kunt een eenvoudige Power App bouwen om de vakanties van uw werknemers te beheren, die vervolgens Power Automate gebruikt voor het goedkeuringsproces en de werknemer op de hoogte stelt van de reactie van zijn manager.
Power Automate-oplossingen kunnen ook worden gebruikt om het goedkeuringsproces voor een type document te starten, waardoor de fiatteur op de hoogte wordt gesteld van de vereiste goedkeuring in afwachting van goedkeuring en waarmee ze kunnen reageren op hun werkstation of via een mobiel apparaat met behulp van de Outlook- of de Power Automate-apps.
Kritieke documenten die goedkeuring vereisen voordat ze kunnen worden verzonden, kunnen vaak leiden tot tijdrovende vertragingen, wat zowel tijd als geld kost. Binnen Power Automate kan dit proces worden geautomatiseerd tot het punt waarop goedkeuring wordt gevraagd wanneer een nieuw document wordt geüpload naar SharePoint. De relevante teamleden of fiatteurs kunnen vervolgens via Microsoft Teams op de hoogte worden gebracht, zodat ze de goedkeuring snel en moeiteloos kunnen uitvoeren.
4. Automatiseer het verkoopproces
Een ander goed Power Automate-voorbeeld is in uw verkoop- of leadsgeneratieproces. Als u bijvoorbeeld een contactformulier op uw website hebt, kan Power Automate worden gebruikt om de vermelding automatisch op te slaan in een databasebestand die is opgeslagen op de server van uw bedrijf, wanneer een potentiële lead het contactformulier invult.
Dit eenvoudige proces vereist dat uw contactformulier wordt gebouwd met Microsoft Forms en omvat ook het instellen van een UI-stroom via de desktop Power Automate-app. Met minimale inspanning kunt u echter snel en eenvoudig potentiële klantgegevens opslaan, terwijl u ze verbindt met het verkoopteam over uw producten en services.
5. Geef prioriteit aan e-mailmeldingen
Mis nooit meer een belangrijke e-mail. Microsoft Power Automate kan worden gebruikt om alleen pushmeldingen te ontvangen voor de e-mails die er echt toe doen, zoals die van uw supervisor of manager, of zelfs bepaalde leveranciers, derden of klanten.
Zodra een e-mail van uw baas (of een andere prioriteitspersoon) is ontvangen, stuurt Power Automate een pushmelding om u te waarschuwen, zodat u tijdig kunt reageren.
Voor deze sjabloon is een e-mailadres van Microsoft 365 (voorheen Office 365) vereist, naast de installatie van de Power Automate-app.
6. Blijf op de hoogte van de vermeldingen op sociale media van je merk
Sociale media- en PR-teams gebruiken meestal een willekeurig aantal tools om merkvermeldingen online te volgen. Maar door Power Automate te gebruiken, kunnen dingen allemaal op dezelfde plaats worden bewaard en, zoals eerder vermeld, zelfs worden gebruikt in combinatie met Power BI-rapportagefuncties.
Power Automate heeft de mogelijkheid om pushmeldingen te verzenden als een tweet met een bepaald zoekwoord, zoals uw merknaam of sleutelproduct, bijvoorbeeld meer dan 20 keer wordt geretweet. Andere soortgelijke triggers zijn ideaal om u in staat te stellen de impact van uw merk op sociale media te volgen.
Wilt u zien hoe Power Automate uw bedrijf kan stroomlijnen? Stuur ons een bericht en een van onze experts neemt contact met u op over hoe onze Power Automate-oplossingen u kunnen helpen.
